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Archiviazione documentale

Home >> Prodotti >> Archiviazione documentale

Archiviazione documentale

XDOC è un nuovo concetto di gestione dei Documenti nell'ambito della "Office Automation"

Oggi l'archiviazione dei documenti costituisce una delle attività essenziali per un'impresa di qualsiasi attività commerciale. La necessità di avere la documentazione in ordine, facile da reperire e ben conservata, è fondamentale per varie ragioni: verificare i dati, ripercorrere la storia di un ordine o lo stato di una pratica. Per questo è indispensabile poter avere dati e informazioni sempre a disposizione e rintracciabili velocemente.

IL SISTEMA XDOC

Per far fronte a questi problemi abbiamo predisposto XDOC, un nuovo concetto per la gestione dei documenti nell'ambito dell'"Office Automation", una soluzione innovativa che permette di conservare i documenti, salvare spazio e gestire in maniera funzionale tutto l'archivio.

Il funzionamento di XDOC è facile, proprio come premere un tasto, dotato di tutte le funzioni di un sistema esperto. L'innovativo programma racchiude la sintesi tra: un sistema di archiviazione digitale dei documenti, un personal computer, un server documentale ed una apparecchiatura multifunzione, dotata di fax, scanner, fotocopiatrice e stampante.

Il nostro innovativo sistema offre molte funzioni combinate insieme, per dare all'archivio tutto ciò che serve, in chiave moderna. Un programma di ultima generazione, dotato di ottime caratteristiche e molto funzionale.

Uno schermo touch screen permette di selezionare con un dito la funzione desiderata:

- il raccoglitore in cui archiviare i propri documenti (contratti, lettere, fatture, schede tecniche, ecc.);

- la data;

- mittente o destinatario del documento (funzione opzionale), utilizzando una tabella caricata con l'impostazione del sistema, per avere maggiore facilità nel reperire i documenti con il solo riferimento del cliente e fornitore.

I documenti, a quel punto, vengono scansionati ed archiviati in modo definitivo, ma restano disponibili per la consultazione attraverso la rete dei computer dell'ufficio. In questo modo, il personale dell'ufficio abilitato all'accesso all'archivio e ai documenti, dal proprio terminale, può reperire e trattare tutti i documenti.

VANTAGGI

Grazie a questo sistema si possono ottenere notevoli vantaggi.

  • Non è più necessario avere un archivio cartaceo dei documenti;
  • Si ottiene un risparmio di tempi e costi, grazie all'utilizzo di un sistema veloce e che con le varie funzioni permette di trovare facilmente ogni documento nell'archivio, usando funzioni che normalmente sono tipiche di diversi apparati;
  • Non si devono più duplicare i documenti già esistenti;
  • I documenti vengono condivisi in tempo reale, con tutti i computer dell'ufficio abilitati all'accesso all'archivio, svolgendo la stessa operazione anche tramite browser, per poter raggiungere tutti i computer desiderati;
  • È possibile archiviare qualsiasi tipo di file, quindi anche documenti provenienti dai computer e salvati in diversi formati;
  • Avere un unico "contenitore" per tutta la documentazione aziendale, un archivio informatico onnicomprensivo.
  • Facile da utilizzare. In mezz'ora è possibile acquisire tutte le istruzioni per l'utilizzo.
  • Utilizzare la carta, da una qualsiasi stampante dell'ufficio, solo in caso di necessità per disporre di una copia cartacea dei documenti.
  • Nessun consumo dei toner per stampante e fotocopiatrice.
  • Inviare e-mail direttamente, grazie all'archiviazione automatica, che è collegata al documento originale.
  • Inviare e ricevere direttamente i documenti via fax, con relativa archiviazione automatica.
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